Projectmatig werken is een methode om doelgericht, efficiënt en resultaatgericht te werken. Jij krijgt meer controle over projecten, zodat je de rust hebt om je focus te leggen op kwaliteit. Je leest hier wat de kracht van projectmatig werken is en hoe project software jouw bureau daarbij helpt.
Verschillende methoden van projectmatig werken
Projectmatig werken en projectmanagement worden vaak door elkaar gebruikt. Er zijn diverse methoden, zoals agile, scrum, IPMA en Prince2. Kies een methode die jouw voorkeur heeft. Het belangrijkste is dat de methode jouw bureau overzicht, inzicht en rust geeft. Maak het daarom niet te complex.
In de basis structureert projectmatig werken deze fasen van ieder project:
- Vaststellen van de opdracht, offerte en randvoorwaarden
- Planning, budgetten vastleggen en kick-off van de opdracht
- Uitvoering
- Projectmanagement en controle
- Oplevering en evaluatie
Teams ervaren meer rust
Projectmatig werken is geschikt voor alle teams; of ze nu eenmalig of structureel samenwerken. Het voordeel is dat ieder project start met een duidelijke opdracht. Je weet van elkaar wie verantwoordelijk is voor welk deel, wanneer het af moet zijn en hoeveel tijd je maximaal mag besteden om binnen het budget te blijven. Deze duidelijkheid geeft rust, zodat alle teamleden hun tijd efficiënt besteden aan het project.
Projectmanagers hebben inzicht in resultaten
Hoe kom je zo efficiënt mogelijk tot het gewenste resultaat? Wanneer het team uren schrijft, heeft de projectmanager de mogelijkheden om alle resultaten te analyseren. Kijk bijvoorbeeld naar deze onderdelen:
- Omzet (totaal, bruto marge per project, team of dienst)
- Productiviteit
- Declarabiliteit
De omzet laat zien of je project financieel succesvol was. Analyseer de positieve en negatieve uitschieters en kijk wat je hiervan kan leren. Was de klant bijvoorbeeld een perfect fit bij jouw bedrijf, waardoor de hele opdracht soepel liep? Of was je veel tijd kwijt aan correcties omdat de randvoorwaarden niet duidelijk waren?
De productiviteit laat zien hoeveel uren het team heeft besteed aan opdrachten voor klanten. Interne uren, zoals vergaderingen en reistijd, zijn niet productief. Stel doelstellingen op voor je team om efficiënter te werken.
Declarabiliteit is het percentage productieve uren dat je daadwerkelijk factureert aan de klant. Bureaus moeten minstens zeventig procent declarabel zijn om een goede omzet te krijgen. Bij minder dan vijftig procent is een bureau meestal verliesgevend.
Gebruik deze inzichten om te leren hoe je nog efficiënter en doelgerichter kunt werken.
Project software brengt je in de flow
Omdat ieder project volgens dezelfde structuur verloopt, is het efficiënt om het proces te automatiseren. Project software zoals Simplicate brengt je in de flow. Je maakt een offerte, die na akkoord automatisch is omgezet naar een project met de juiste budgetverdeling. Teamleden schrijven uren en hebben real-time inzicht in het budget, zodat zij tot vijftig procent minder vaak het budget overschrijden. Na akkoord van de projectmanager staat de factuur automatisch klaar voor verzending. Ook heb je real-time overzicht in de projecten en de bijbehorende rapportages. Zo ontdek je snel of je het goed doet en waar ruimte voor verbetering is.
Maak projectmatig werken tot jouw kracht, zodat jij nog meer focus hebt om de beste kwaliteit te leveren voor jouw klanten.